每個人的時間都一樣少、一樣寶貴。將自己該做＆想做的事情，用「緊急度」與「重要性」分成四個象限，一步一步提升工作效率，完成夢想。
我常常跟資淺同事說，時間是越用越多的。他們都常覺得不解。這是如何管理工作效率及效能的問題。
因為要談效能，這篇就例外一下，用有效率的條列式，整理幾項我認為可以在辦公室捕捉效率、創造效能的招式。
一、
剛當上主管的人經常會有這樣的迷思：等我把下屬教會，天都黑了，乾脆自己來做比較快，也做得比較好，於是永遠親上火線，單兵作業。
但其實這是在剝奪下屬學習的機會，除了把自己累死，對個人、對團隊都沒有好處，既沒有效率，也不能創造效能。
反之，花些時間訓練下屬，讓他們成為你的臂膀，同時也是在形塑團隊的共識與文化，讓你帶領的群體可以承擔更重大的任務，做好更多事。
二、
主管太晚給任務，最後一刻才說要做，這種最要不得。因為大家都忙，要大家臨時煞住各自正在駕駛的車，匆忙換位去啟動另一輛車，很容易讓團隊陷入混亂。
而在時間不夠的情況下，想做出好成果幾乎只能憑運氣。最後一分鐘才想到要做什麼，是主管欠缺自律，讓下屬瞎忙往往只能換到不好的成果，變成全輸的局面。這對效率與效能當然是一大打擊，所以千萬要避免。
三、
主管交代工作時含糊不清，這也是造成時間浪費、人力浪費，同時打擊團隊士氣的一大原因。
事實是，沒有人天生是別人肚子裡的蛔蟲，所以交代工作時一定要具體，具體的內容、具體的目標、具體的做法，讓部屬有所依循。
四、
主管很願意說明工作，卻講得冗雜，抓不到重點，讓下屬一頭霧水，這也是大忌。
說明任務時，必須要去蕪存菁，把重要的事情列清楚。主管頭腦清楚，團隊做事就會條理分明，所以主管必須先訓練自己。
五、
避免為了幫別人忙而延誤自己的時程。在飛機上戴氧氣罩時，要先罩好自己再照顧別人，工作也是一樣。
我們往往因為怕破壞關係而不敢拒絕，但弔詭的是，在關鍵時刻不說 NO，戮力以赴的結果卻可能導致信用破產。
拒絕是有技巧的，優質的說「不」具有積極的力量。
例如告訴客戶這不是你的專長，某某人可以做得更好，徵求同意後為之引薦。或者，清楚說明提供協助的所需配套，好比需要多少時間，需要哪些支援，讓人感覺你不是推託，是有誠意想協助他完成工作。
有勇無謀地先做再說，或一味說好不敢反應真實情況，都是會導致後患的行為。
另一方面，要麻煩別人時也要有禮貌，要先詢問對方是否有時間。不能一廂情願地把事情賴給他人，或藉口說這件事很快，你先幫我弄五分鐘等等，這樣只會惹人討厭。
（延伸閱讀：時間管理術：你可以很有效率，生活也過得愜意）
圖片｜Photo by Brad Neathery on Unsplash
六、
科技很多時候是助手，但也有很多時候不是。有些事撥一通電話，五分鐘就溝通完成，你傳 Line，來來回回卻花掉一小時。或者在網路上查資料，本來只需要兩分鐘，卻因為旁邊的推薦連結而分心，浪費了半小時。
又或者，一有什麼事就趕快傳 Line 給對方，認為對方看到就可以立即回應，這樣可以增加效率，但白天 Line 晚上也 Line，干擾了對方的生活也不自知，很可能無形中破壞了彼此的關係，事後還要解釋或道歉，反而得花更多時間去處理衍生的問題。
七、
減少無用的會議，con-call 能夠解決的就不一定要碰面，視訊會議能夠做到的，就不一定要出差。
八、
約開會時，不只要說幾點開始，也要明訂幾點結束，這樣能方便與會人士安排後續的時間，也能約束自己，讓會議有效率地進行。
九、
用「緊急度」與「重要性」區分出的四個象限來檢查自己的時間使用情況，這四個象限分別是：「緊急＆重要」、「緊急＆不重要」、「不緊急＆不重要」、「不緊急＆重要」。
「緊急＆重要」與「不緊急＆不重要」都容易判別、因應，在此就不提。
「緊急＆不重要」是時間管理中最需要對付的問題：我是不是經常在做緊急但不重要的事？
「想做」和「該做」的有沒有先完成？如果確實已經馬不停蹄還是做不完，那你應該跟主管談一談，找出問題的癥結，或尋求主管協助，不要讓其他人偷走你的時間。
十、
瑣碎的事要選擇有效率的方式，一次解決。
例如每個月要繳交水費、電費、瓦斯費等，就算住家樓下有便利商店仍可能忘記，而忘記繳費的後果更麻煩。像這樣的瑣事，就應該抽一點時間一次辦好自動扣繳，省下後續的時間與心力。
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做這麼多時間管理只有兩個重要的目的：
一是能更有效率地處理掉緊急但不重要的事。這類事情處理起來所花的時間愈少，能處理的事項就愈多，熟練的速度愈快，自己的戰力就愈能升級。
二是花在緊急但不重要的事情上的時間愈少，就愈有餘力去處理真正重要的事，在重要的事情上展現能力，獲得擢升的機會，擁有更大的舞台。瑣事纏身是一種消耗，連帶也會影響身心健康，怠慢了人際關係，削減生活品質。
人生也有不緊急但重要的事，這種事最容易被拖延。
我們知道應該要做，但始終任念頭載浮載沉，遲遲沒有行動，因為沒有燃眉之急。這種事短期來看做與不做好像沒差，做了會帶來的美好彷彿很虛幻，但它仍有時機性。
不預先做準備，等哪一天從「緊急＆重要」與「緊急＆不重要」中抬起頭時，有可能就來不及了。
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你是否一直想把英文學好？一直想回學校念書？一直想開始慢跑？一直想進行健康飲食？一直想早睡早起？一直想每天心無旁騖地陪伴孩子、家人兩小時？
一直想寫作？一直想去遙遠異地自助旅行？甚或，一直想辭去目前穩定甚至高薪的工作，試著往夢想前進？
要實踐「不緊急＆重要」的事需要遠見與決心。清楚看到做到之後的益處，體認到那樣的益處對自己的重要性，能改變自己，煥然一新，這是遠見。
要在已然忙碌的行程中加進未雨綢繆的計畫，勢必要調整現有時間，這會帶來新的壓力，有新的挫折或打擊要面對，度過這些要靠決心，用時間換取美好的決心。
這些事做起來慢，好像沒有效率，但有計畫地去做，效能會在未來展現。
本文摘自謝馨慧的《「懂事」總經理的30個思考：工作不是湯，不能用熬的》。由時報文化授權原文轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
来源：Asia Travel Book
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